Como reduzir o absenteísmo de seus pacientes?
Um dos grandes desafios de um consultório é conseguir reduzir e fazer a gestão das faltas dos pacientes. Quando ocorre uma abstenção, isso pode gerar impactos negativos para a clínica, desperdiçando o tempo da equipe e impedindo que outra pessoa possa ser atendida com antecedência.
Em um mundo ideal, em que todos os pacientes comunicam a desistência ou remarcação da consulta, há tempo hábil para fazer ajustes na agenda, diminuindo o tempo de espera e otimizando os horários disponíveis. Uma vaga não preenchida na agenda reflete negativamente no bom funcionamento de um consultório e diretamente no faturamento, causando prejuízos financeiros.
Pensando nesse problema recorrente, vamos listar aqui algumas opções de solução para minimizar os prejuízos dos gestores e administradores de clínicas e consultórios.
Paciente bem informado
Existem várias formas de evitar uma falta, que muitas vezes ocorre por esquecimento, desorganização ou algum imprevisto do paciente. Nesse caso, o que o consultório pode fazer para minimizar a frequência das faltas? Um dos primeiros passos é garantir que o paciente esteja bem informado sobre a data e horário do atendimento.
Apesar de muitas clínicas entregarem um lembrete em papel, uma das formas mais efetivas de resolver esse problema, é a utilização de um sistema médico com agenda online e integrada com tecnologias como SMS, e-mail e WhatsApp.
Esse recurso facilita a comunicação e proporciona a redução de abstenções, melhora o aproveitamento de horários, facilita os encaixes, mantém os pacientes informados sobre a data e horário da consulta/exame e possibilita, com uma simples resposta de SMS, desmarcar ou reagendar o horário.
Relacionamento
Manter um bom relacionamento e comunicação com os pacientes também é um fator primordial para a redução das faltas.
É importante que a secretária ou recepcionista crie um vínculo de confiança com cada cliente, tornando o atendimento mais agradável. Em geral, é comum que os pacientes se fidelizem aos médicos naturalmente, isso facilita a rotina deles e possibilita a criação de uma relação de confiança e respeito.
Se unirmos essa tendência com um bom atendimento, aumenta consideravelmente a chance da indicação e da boa avaliação do consultório. Como hoje quase todos buscam a avaliação do estabelecimento, pelos sites de buscas, antes de se tornar cliente, é um fator importante para o sucesso da clínica.
Criação de regras
Outra estratégia eficiente é a criação de regras para que o paciente saiba a forma como o consultório trabalha.
Pode ser uma lista bem simples com as políticas de prazo mínimo para remarcação ou cancelamento da consulta, taxas por excesso de cancelamentos, limites de tempo de atraso, entre outras.
Para que isso funcione corretamente, é importante que os profissionais do consultórios também mantenham essa boa prática, evitando atrasos e remarcações.
Ajuda de um sistema
Agora voltando um pouco no assunto sobre como a tecnologia pode nos ajudar na redução das abstenções, o uso de um sistema para consultório ou clínica é o seu braço direito para facilitar as rotinas, economizar tempo e dinheiro. Vamos listar alguns dos benefícios que um software de qualidade pode fornecer:
- Configuração de lembretes automáticos, utilizando os meios que citamos lá em cima, SMS, whatsapp, e-mail, entre outros.
- Relatórios com apontamentos dos motivos das faltas.
- Indicadores com a porcentagem de faltas de acordo com o perfil do paciente.
- Utilização de agenda online, deixando a gestão da agenda bem mais ágil.
- Alertas de limites de faltas dentro do mesmo mês.
- Histórico de atrasos de faltas dos pacientes integrado com o prontuário eletrônico.
Teleconsulta
Outra forma de reduzir as faltas é o uso da modalidade de atendimento que está em alta nos últimos anos, a Teleconsulta.
Esse atendimento digital permite que um paciente que more longe ou que tenha dificuldades de locomoção, seja atendido dentro do horário e sem tantas variáveis que podem causar os imprevistos.
Pessoas que tenham uma rotina de viagens ou que se mudaram da cidade natal, podem continuar consultando com o seu médico de confiança. Além de beneficiar os clientes, a clínica pode expandir o seu raio de atendimento e buscar pacientes de todos os lugares. Uma vez que tudo é feito online, até o médico pode fazer o atendimento de onde quiser, sem a necessidade de estar dentro de uma clínica.
Bom, com todas essas dicas, esperamos ter contribuído e te ajudado a entender formas de reduzir as faltas no seu consultório. Entendemos que isso depende de todos os envolvidos, mas os profissionais da clínica podem utilizar de recursos para prevenir imprevistos e ajudar tanto o paciente, quanto o médico e o gestor do consultório. Poupar tempo, dinheiro e retrabalho, é sempre positivo e incentiva boas práticas profissionais.
Escrito por: Gabriel Vitta
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