Encantar o cliente é uma tarefa constante e essencial para o sucesso de uma empresa. É uma estratégia importante para fidelizar os clientes e garantir a satisfação, afinal de contas, é o cliente que faz a engrenagem financeira rodar. Prestar um bom atendimento garante a indicação para novos clientes e, com a comunicação adequada, facilita a recepção de feedbacks com elogios, críticas e sugestões. Nesse artigo vamos tratar sobre essa relação que vai muito além do contato entre o paciente e o médico.
Melhore a sua comunicação para tornar o atendimento mais eficaz
Para aprimorar o atendimento de uma clínica ou consultório é importante nos colocarmos no lugar do paciente. Vamos começar pensando sobre qual a impressão que os clientes têm ao entrar na clínica. Muitas vezes ele pode se deparar com várias secretárias e recepcionistas diferentes, ter uma boa sinalização com placas ou até alguém para chamar a pessoa e indicar o local correto é um ótimo início. Após o paciente se situar, será preciso atendê-lo com atenção e entusiasmo para “quebrar o gelo” e deixá-lo o mais à vontade possível. Já na sala de espera, é importante ter um ambiente agradável, com assentos confortáveis, uma música adequada, TV, oferecer WIFI e até um cafézinho ou chá. Cada um desses itens pode ser um diferencial para o seu consultório se destacar quando comparado ao concorrente.
Organize as informações e seja pontual
Gerenciar os agendamentos, para que o paciente seja atendido dentro do horário previsto e sem remarcações, é outra tarefa importante para garantir a satisfação dos clientes. Uma das formas mais populares e práticas, de aprimorar a agenda de um consultório, é com o uso de um sistema médico. Os aplicativos nos ajudam a organizar a agenda, enviam lembretes automáticos, facilitam a visualização dos horários disponíveis e otimizam o tempo, tanto da secretaria quanto do médico. Um sistema para consultório ou clínica de qualidade permite configurar cada tela do seu jeito, facilitando o preenchimento das informações e reduzindo o tempo operacional, para que o profissional tenha mais tempo para se dedicar à assistência ao paciente.
Durante a consulta, deixe o foco no paciente
Manter o foco no paciente ajudará a garantir a satisfação no atendimento e maximizar a coleta de informações para um diagnóstico mais assertivo. Para que isso seja possível, precisamos simplificar algumas tarefas dos profissionais de saúde, como por exemplo, utilizar um sistema médico com prontuário eletrônico. Essa ferramenta possibilita a otimização do tempo, pois é possível configurar padrões de visualização personalizados de acordo com a especialidade médica. Um prontuário pode conter informações de refração, para oftalmologistas, ou sinais vitais e antropométricos, para endócrinos, nutricionistas e nutrólogos. Isso permite uma tela customizada e intuitiva para facilitar o preenchimento, proporcionando ao profissional mais tempo para se dedicar à assistência ao paciente.
Após o atendimento, outra forma de garantir que o paciente irá concluir o todo o processo é fazendo a gestão de retornos. Estreitar a comunicação com o cliente e buscar ferramentas para auxiliar nessa tarefa, pode simplificar muito essa rotina. Com o uso de um prontuário eletrônico, conforme citado acima, o(a) médico(a) consegue, mesmo durante a consulta, adicionar a data do retorno. A secretária recebe essa informação automaticamente para alocar um horário na agenda. Também é possível trabalhar com lembretes automáticos, que podem ser enviados por SMS, WhatsApp e e-mail. Dessa forma o paciente fica sempre informado sobre as datas e horários agendados, podendo desmarcar ou reagendar apenas respondendo essas mensagens. Essa ferramenta ajuda a secretária na gestão dos agendamentos e garante o melhor uso de todos os horários disponíveis.
Monitore a satisfação dos clientes
É sempre bom buscar o feedback dos clientes para saber onde a clínica precisa melhorar e qual o nível de satisfação deles durante a visita. Dessa forma conseguimos identificar problemas que nem sempre os profissionais da clínica conseguem perceber no dia a dia. Ter essa visão da ótica do cliente é essencial para uma contínua melhora dos processos, estrutura da clínica e treinamentos dos profissionais de saúde.
O uso de um sistema médico pode auxiliar com o envio de mensagens automáticas de fácil preenchimento, pelos mesmos aplicativos citados anteriormente neste artigo. Muitas pessoas não se sentem à vontade para dar o feedback presencialmente para a secretária ou médico(a), por isso é bom diversificar a forma de colher essas informações deixando sempre o cliente confortável para dar uma opinião sincera e realista. Essa prática tornará a empresa muito mais profissional e dedicada a atender o cliente da melhor forma possível.
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Esperamos que essas dicas sejam muito úteis para você e que ajudem a melhorar o atendimento e entender as necessidades dos pacientes. Muitas vezes os pequenos detalhes fazem a diferença, empresas que dedicam tempo para esse detalhes, com certeza ficam a frente dos concorrentes.
