Qual é o melhor sistema médico para clínicas e consultórios?

 O sistema médico escolhido melhora todos esses pontos?

• Redução no tempo de atendimento;
• Assertividade nos atendimentos (redução de informações incorretas e retrabalho);
• Gestão financeira;
• Histórico e solicitações de exames;
• Sistema intuitivo e simples de utilizar;
• Valores, de implantação e mensalidades, adequados ao tamanho do seu negócio.

Agenda Médica

A agenda digital surgiu, não apenas para substituir os cadernos e calendários de papel, mas como uma ferramenta que proporciona agilidade e segurança. Por ser online, e integrada com outras tecnologias, como SMS, e-mail e WhatsApp, o uso desta agenda proporciona a redução de abstenções, melhora o aproveitamento de horários, facilitando os famosos encaixes, mantém os pacientes informados sobre a data e horário da consulta/exame e possibilita, com uma simples resposta de SMS, desmarcar ou reagendar  o horário do paciente. Desta forma, com o uso da tecnologia, poupamos tempo da secretária ou recepcionista, descongestionando a linha telefônica e agilizando o atendimento ao cliente.

Fluxo de Caixa

Esta funcionalidade é de extrema importância para a sua clínica ou consultório, uma vez que proporciona fazer a gestão financeira, com rotinas como contas a pagar, contas a receber e receitas de convênios. Outro ponto importante é o repasse médico, um bom software pode facilitar o fechamento para os médicos que prestam atendimento para a clínica, com o cadastro de percentual de repasse de acordo com cada profissional, facilitando o planejamento do fluxo de caixa.

Redução de Glosas

Toda clínica ou consultório que pensa em ter o faturamento bem estruturado necessita do controle de glosas. Garantir que todas as informações sejam repassadas corretamente depende de um atendimento bem realizado desde o início, com a confirmação de presença dos pacientes, número de guias e de procedimentos, sempre de acordo com as regras de cada convênio. Com um sistema de qualidade, é possível configurar os parâmetros específicos de cada operadora, facilitando o preenchimento dessas informações e minimizando a ocorrência de erros. Dessa forma, parte do seu processo operacional fica automatizado, facilitando a auditoria e aprovação do(a) faturista e podendo reduzir a quantidade de profissionais alocados para essa operação.

Lei geral de Proteção de Dados

Com as novas determinações da LGPD (Lei Geral da Proteção de Dados), é de suma importância que o seu sistema esteja 100% aderente a todas as regras. Consultórios e clínicas lidam com informações extremamente sensíveis como nome, CPF, endereço, telefone, além dos registros feitos no prontuário do paciente, que são altamente sigilosos. Pensando nisso, é recomendado utilizar softwares que tenham o armazenamento em nuvem, com segurança garantida por grandes empresas de tecnologia e backups automáticos. Hoje em dia, trabalhar com servidores locais, abre margem para muitos riscos, além de ser uma preocupação a mais para os gestores.

Controle de Estoque

Fazer a gestão do seu estoque, com rastreabilidade de medicamentos e de notas fiscais, sem precisar ficar digitando centenas de códigos de barras e números é uma das facilidades que um sistema pode proporcionar. Para clínicas que fazem administração de medicamentos, saber se a medicação foi utilizada, descartada ou se voltou para a farmácia, maximiza o controle de custos e de armazenagem. Outro ponto importante é manter o controle de todos medicamentos e os devidos cuidados com os instrumentos cirúrgicos, sempre dentro dos padrões exigidos pela vigilância sanitária. Ter um sistema que facilita essa rastreabilidade com controle total do seu estoque faz a diferença.

Padrão ICP Brasil

A Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP-Brasil) é uma cadeia hierárquica de confiança que viabiliza a emissão de certificados digitais para identificação virtual do cidadão. Em resumo são normas e metodologias que devem ser seguidas para que um documento possa ser assinado digitalmente com propriedade jurídica. Documentos altamente sigilosos ou com necessidade de comprovação de legitimidade podem ser assinados com o padrão ICP-Brasil, garantindo que a assinatura seja realmente daquele profissional. Nessa nova era digital, temos que tomar todas as precauções para evitar fraudes com o uso indevido dos seus dados. No ambiente da saúde, essa ferramenta é essencial para realizar assinaturas em receitas e prontuários eletrônicos com segurança e praticidade.

Gestão Financeira

Uma boa gestão financeira exige disciplina e atenção aos pequenos detalhes, atividade essencial para manter a clínica ou consultório “dentro dos trilhos”. É importante estar sempre atento ao fluxo de caixa, contas a pagar, contas a receber, valores dos repasses médicos, redução de glosas, receitas das operadores, enfim, tudo o que faz a empresa prosperar e reduzir custos. Utilizar da tecnologia para auxiliar nessa função é, hoje em dia, indispensável. Ter um software que possa garantir uma visualização rápida e intuitiva de relatórios e das informações financeiras, proporciona ganho de tempo e redução de erros. Vale sempre lembrar, um software de qualidade agiliza o fechamento dos médicos da clínica, com um cadastro pré definido de percentual de repasse, de acordo com cada profissional ou especialidade.

Prontuário Eletrônico

O prontuário eletrônico possibilita a otimização do tempo do(a) médico(a), pois é possível configurar padrões de visualização personalizados de acordo com a especialidade médica. Por exemplo, um prontuário pode ter informações de refração, para oftalmologistas, ou sinais vitais e antropométricos, para endócrinos, nutricionistas e nutrólogos. Isso permite uma tela customizada e intuitiva para facilitar o preenchimento das informações, reduzindo o tempo operacional para que o profissional tenha mais tempo para se dedicar à assistência ao paciente.

Outra facilidade que os sistemas oferecem é com as solicitações de exames, que devem estar no padrão TUSS (Terminologia Unificada da Saúde Suplementar), facilitando os pedidos dos profissionais que trabalham com convênios médicos. Isso é possível com a configuração de kits de exames e de cirurgias, adicionando vários códigos de uma vez só, com poucos cliques. As impressões também podem ser customizadas de acordo com o padrão do convênio do paciente. Outra funcionalidade, disponível em alguns sistemas, é a opção de adicionar imagens ou escanear algum documento complementar, assim é possível inserir essas informações via aplicativo, sincronizando automaticamente com prontuário do paciente.

Vale lembrar que por ser uma ferramenta digital, é importante trabalhar com um sistema em nuvem, reduzindo preocupações com a segurança da informação e garantindo fácil acesso do profissional pela internet.

Armazenamento em nuvem (banco de dados)

Um dos segmentos que mais se beneficiaram do serviço de armazenamento em nuvem foi o da saúde. A obrigatoriedade de guardar documentos como atestados, laudos, exames e prescrições médicas, gera um grande volume de dados que precisa estar armazenado com segurança e rastreabilidade. Trabalhar com um sistema 100% em nuvem, traz a praticidade de já ter o ambiente de trabalho online e com backups executados automaticamente. Outra vantagem de trabalhar em nuvem é a possibilidade de conseguir acessar as informações de qualquer lugar do mundo, sendo necessário apenas o acesso a internet.

Armazenar os dados de uma empresa em um computador próprio, pode ser arriscado por estar mais vulnerável aos riscos, como mau funcionamento de alguma peça, variações da rede elétrica, manutenção periódica de hardware e software e possíveis invasões de hackers. Além disso, exige o investimento em um bom antivírus e uma rede segura, preferencialmente com uma empresa especializada em Firewall.

Todas essas preocupações e despesas podem ser sanadas com a escolha certa do software médico, por isso, recomendamos sempre verificar se o sistema é 100% online.

Faturamento TISS

O termo TISS, Troca de Informações na Saúde Suplementar, desenvolvido pela ANS (Agência Nacional de Saúde). foi criado para padronizar as ações administrativas, subsidiar as ações de avaliação econômica, financeira e assistencial das operadoras de planos privados de saúde e compor o Registro Eletrônico de Saúde. Na prática, é uma forma de comunicação padronizada entre as operadoras de saúde com seus prestadores, sejam consultórios, clínicas, laboratórios, hospitais, entre outros. Essa é uma tendência de exigência das operadoras, para que a rotina seja 100% digital, não precisando mais utilizar a guia física. Outra vantagem é a redução de glosas, uma vez que as informações são filtradas já no sistema, e antes do envio para as operadoras, a chance de erros diminui significativamente, proporcionando mais tranquilidade e menos retrabalho.

Prescrição Digital

A prescrição digital ganhou muita força em meados de março de 2020, como reflexo das adaptações que foram necessárias para atuar durante a COVID19. Nesse período os profissionais de saúde recorreram a modalidade de teleatendimento, que ficou popularmente conhecida como Telemedicina, uma consulta realizada à distância, por videoconferência, de forma segura e prática. Para que o processo todo fosse digital, foi necessário tornar todo o processo eletrônico, pois não faria sentido realizar a consulta por videoconferência, mas ter que ir na clínica buscar a receita dos medicamentos, ou a guia do exame. Foi aí que surgiu a opção da prescrição digital, seguindo todas as exigências do Conselho Federal de Farmácia, uma forma de otimizar as rotinas do médico, permitindo o envio de receitas por SMS, e-mail ou WhatsApp.

Suporte

Quem já ficou pendurado no telefone vários minutos, tendo que repetir duas, três, quatro vezes o mesmo problema até ser atendido, sabe que um suporte de qualidade é cada vez mais raro entre as empresas de tecnologia. Um serviço essencial e quase sempre de urgência, pois o usuário só precisa entrar em contato com a empresa quando tem realmente um problema. Por isso vamos detalhar algumas dicas importantes para te ajudar a escolher uma empresa com um ótimo serviço ao cliente.

Hoje em dia vemos uma tendência de automatizar os atendimentos, deixando o cliente conversar com uma gravação e muitas vezes “escondendo” a opção para falar com um atendente. Por isso é sempre bom pesquisar bastante sobre o tipo de suporte que a empresa presta, antes de bater o martelo. Uma opção interessante é conversar com pessoas que já são clientes da empresa para saber como é o atendimento, qual o tempo de retorno e de solução dos problemas, pois a indicação de um cliente satisfeito vale mais do que um marketing bem feito. É sempre válido procurar no site da empresa se o telefone de contato do suporte está de fácil acesso e quais as opções de atendimento a empresa oferece, como e-mail, chat, ticket e aplicativos de mensagem. Outra dica interessante é fazer uma busca rápida em sites como ReclameAqui e Proteste.org, se o atendimento não for bom e deixar a desejar, com certeza haverá reclamações e informações dos problemas mais recorrentes.

Após essa primeira “barreira” do atendimento ao cliente, é importante saber como é feito o suporte, se é presencial, por telefone, via acesso remoto ou apenas abrindo um ticket e tendo que aguardar o retorno da empresa. Alguns sistemas não incluem o atendimento ao cliente e atualização de versão no valor da mensalidade/manutenção, ou seja, pode ser um custo adicional para a sua clínica ou consultório.

Se a sua clínica tiver alta rotatividade de funcionários é interessante saber o valor/hora para visitas, treinamentos, pois mesmo com usuários treinados é sempre bom estar atento às novas funcionalidades do sistema e as adequações de normas e leis que possam surgir.

Telemedicina

Essa nova modalidade de atendimento a distância possibilitou novos horizontes para a área médica. Hoje é possível realizar atendimentos aos pacientes de qualquer lugar, tendo somente uma boa internet e um dispositivo como notebook ou celular. Isso expandiu o mercado, pois possibilitou a busca de novos clientes em regiões distantes da sua clínica ou consultório. Este novo recurso, aliado às adaptações das normas e portarias, como a prescrição digital, otimizou as rotinas do médico permitindo o envio de receitas por SMS, e-mail ou WhatsApp. Outra mudança foi a possibilidade de realizar assinaturas digitais, em receitas e guias de exames, com o padrão ICP-Brasil, garantindo a legitimidade da assinatura pelo profissional de saúde.

Apesar da dificuldade de algumas especialidades médicas, que necessitam examinar o paciente pessoalmente para aumentar a assertividade do diagnóstico, a telemedicina permite uma prévia avaliação, eliminando algumas suspeitas e já adiantando parte do atendimento. Com a continuidade da consulta via aplicativos de mensagem, é possível analisar fotos e vídeos, o que pode ajudar algumas especialidades como a dermatologia.

Outro ponto interessante é a possibilidade de redução de custos em estrutura e no quadro de funcionários. Hoje o próprio paciente consegue fazer o agendamento da consulta, totalmente online e via sistema, não sendo necessário o contato com alguém da clínica.

Dashboards

Todo gestor precisa ter acesso a indicadores com visualização rápida e confiável para auxiliar nas tomadas de decisões da sua empresa. Para isso, é fundamental analisar todos os números por gráficos, estatísticas ou dados personalizados de acordo com a realidade da clínica ou consultório. O termo Dashboard, que ao pé da letra significa painel de controle, é uma ferramenta de gestão automatizada que resume todas essas informações e permite a visão macro do seu negócio. É possível comparar pontos importantes como os agendamentos, atendimentos realizados, fluxo de caixa, previsão de receitas, despesas, taxa de ocupação das salas, produtividade dos médicos, média de tempo de atendimento por especialidade, qualidade do atendimento entre outros. Qualquer informação que possa ser relevante para a sua gestão, pode constar no dashboard, bastando apenas organizar as informações que serão cadastradas no seu sistema. Esse é um trabalho operacional que demanda disciplina para que todos os dados sejam cadastrados corretamente, evitando uma leitura incorreta do gestor e distorcendo a realidade. A automatização dessa rotina através de um software médico, é um caminho interessante para minimizar os erros e otimizar a parte operacional.

Escrito por: Gabriel Vitta

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